SECCIÓN SEGUNDA
REGLAS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO
TÍTULO VIII
ACTUACIÓN
CAPÍTULO I
Disposiciones varias
Art. 102.- Idioma. En el proceso deberá emplearse el idioma castellano.
Art. 103.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 53. Firmas. Los funcionarios y empleados judiciales deberán usar en todos sus actos firma completa, acompañada de antefirma, so pena de incurrir en multa de la mitad de un salario mínimo mensual por cada infracción.
Art. 104.- Derogado. Ley 39 de 1981, Art. 1. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 54.
Art. 105.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 55. Excepción de impuesto de timbre. El amparado por pobre y las personas que la ley señale, están exentas del impuesto de timbre.
Art. 106.- Copias de escritos y documentos. Podrán presentarse en papel común transcripciones y reproducciones de escritos y documentos relacionados con el proceso, a fin de que el secretario las autentique y devuelva al interesado; previo cotejo con el original; tales copias tendrán valor en caso de pérdida o destrucción del expediente o del original del escrito o documento.
Art. 107.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 56. Presentación y trámite de memoriales y de expedientes. El secretario hará constar la fecha de presentación de los escritos que reciba, y salvo norma en contrario los pasará al día siguiente al despacho del juez, con el expediente a que ellos se refieran, o los agregará a éste si se encuentra allí para que resuelva simultáneamente todas las peticiones pendientes. Sin embargo, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común, el secretario deberá esperar a que éste transcurra en relación con todas las partes.
La presentación personal de los escritos que la requieran, deberá hacerse en la forma y con los efectos indicados para la demanda en el artículo 84.
Cuando el escrito se envíe desde un lugar diferente al de la autoridad judicial a la cual va dirigido, el original del mismo podrá transmitirse por telégrafo después de haber sido autenticado como se expresa en el inciso anterior; en ese caso se aplicará lo dispuesto en la parte final del inciso primero del artículo 84.
El juez podrá, de oficio o a solicitud de parte, ordenar a la oficina remitente que le envíe fotocopia autenticada por ésta del original del telegrama.
Parágrafo.- El juez iniciará sin tardanza la correspondiente investigación disciplinaria, cuando el secretario no pase oportunamente al despacho los memoriales o expedientes. La omisión de este deber constituye falta que se sancionará de conformidad con las normas que regulan el régimen disciplinario.
Art. 108.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 57. Traslados. Los traslados de un escrito no requieren auto, ni constancia en el expediente, salvo norma en contrario. El secretario lo agregará a éste y lo mantendrá en la secretaría por el término respectivo. Estos traslados se harán constar en una lista que se fijará en lugar visible de la secretaría, por un día, y correrán desde el siguiente.
Los traslados correrán en la secretaría, y allí se mantendrá el expediente sin solución de continuidad por el respectivo término, salvo los que se otorgan en el trámite del recurso de casación para los cuales podrá retirarse el expediente.
Art. 109.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 58. Actas de audiencias y de diligencias. Las actas de audiencias y diligencias deberán ser autorizadas por el juez y firmadas por quienes intervinieron en ellas, el mismo día de su práctica.
Cuando se emplee el sistema de grabación magnetofónica o electrónica, dentro de los dos días siguientes a la fecha de la audiencia deberá elaborarse un proyecto de acta que, firmado por quien lo hizo, quedará a disposición de las partes por igual término para que presenten observaciones escritas, las cuales tendrá en cuenta el juez antes de firmarlo a más tardar el día siguiente. Las demás personas la suscribirán en el transcurso de los dos días posteriores; si alguna no lo hiciere, se prescindirá de su firma.
Firmada el acta, se podrá prescindir de la grabación.
Las intervenciones de cada parte o de su apoderado en audiencia o diligencia, no podrán exceder de quince minutos, salvo norma que disponga otra cosa.
Cuando algunas de las personas que intervinieron en la audiencia o diligencia no sabe, no puede o no quiere firmar, se expresará esta circunstancia en el acta.
Art. 110.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 59. Concentración y suspensión de las audiencias y diligencias. Cuando su número, naturaleza o complejidad lo hagan necesario, el juez señalará de una vez fechas continuas e inmediatas para las audiencias y diligencias que deban practicarse, con el fin de que hayan mayor concentración de ellas. En los casos indicados, cada audiencia o diligencia tendrá una duración mínima de tres horas, salvo que antes se agote el objeto de la misma.
Cuando no sea posible concluir la diligencia o audiencia el mismo día de su iniciación, se señalará para continuarla el día más próximo disponible. Si el auto no se profiere en la diligencia o audiencia, se notificará por estado, aún cuando se trate de interrogatorio de parte, exhibición de cosas muebles o documentos, reconocimiento de éstos.
Art. 111. Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 60. Comunicaciones. Los tribunales y jueces deberán entenderse entre sí, con las autoridades y los particulares, por medio de despachos y oficios que se enviarán a costa del interesado, si fuere el caso, por el medio más rápido y con las debidas seguridades. Los oficios y despachos serán firmados únicamente por el secretario, salvo los relacionados con títulos judiciales.
Art. 112.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 61. Cierre extraordinario de los despachos. Sólo habrá cierre extraordinario de los despachos judiciales, cuando por cambio de secretario deba hacerse inventario de los expedientes que se encuentren en la secretaría o en el archivo de asuntos concluidos, y cuando sea indispensable por visita oficial autorizada por la ley. Este cierre no podrá exceder de veinte días.
El secretario lo anunciará al público por medio de aviso fijado en la puerta de la oficina, con indicación del motivo que hubiere dado lugar a la medida; los avisos serán legajados en orden cronológico.
No podrá cerrarse el despacho por la práctica de diligencias judiciales. Si éstas deben practicarse fuera de la oficia del tribunal o juzgado, a ellas podrá concurrir un empleado distinto del secretario, o la persona que el juez designe bajo su responsabilidad, si fuere necesario.
Durante los días de cierre de despacho no correrán los términos judiciales.
CAPÍTULO II
Allanamiento en diligencias judiciales
Art. 113.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 62. Procedencia del allanamiento. El juez podrá practicar el allanamiento de habitaciones, establecimientos, oficinas e inmuebles en general, naves y aeronaves mercantes, y entrar en ellos aun contra la voluntad de quien los habiten u ocupen, en los siguientes casos:
1. Cuando en su interior se encuentren bienes que deban secuestrarse, entregarse, o ser objeto de inspección, exhibición judicial o examen por peritos.
2. Cuando deban secuestrarse o entregarse a determinada persona, o sobre ellos haya de practicarse inspección judicial o examen de peritos.
3. El auto que decrete cualquiera de tales diligencias contiene implícitamente la orden de allanar, si fuere necesario.
El allanamiento puede ser decretado tanto por el juez que conoce del proceso como por el comisionado.
No podrán ser allanadas las oficinas ni las habitaciones de los agentes diplomáticos acreditados ante el Gobierno de Colombia.
Art. 114.- Práctica del allanamiento. Para practicar el allanamiento, el Juez llamará previamente a la puerta del edificio o entrada de la heredad o nave, a fin de hacer saber al ocupante el objeto de la diligencia, y si no le contestare o no le permitiere la entrada, procederá al allanamiento valiéndose de la fuerza pública en caso necesario.
El allanamiento sólo podrá practicarse durante las horas de despacho, pero si hubiere temor de que se frustre la diligencia, el juez dispondrá que por la policía se adopten las medidas de vigilancia tendientes a evitar la sustracción de las cosas que haya de ser objeto de ella y podrá asegurar con cerradura los almacenes, habitaciones y otros locales donde se encuentren muebles, enseres o documentos, colocar sellos y adoptar las medidas que garanticen su conservación.
Del allanamiento se dejará testimonio en el acta de la diligencia en que se produjo.
CAPÍTULO III
Copias, certificaciones y desgloses
Art. 115.- Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Num. 63. Copias de actuaciones judiciales. De todo expediente podrán las partes o terceros solicitar y obtener la expedición y entrega de copias, con observancia de las reglas siguientes:
1. Cuando la copia sea parcial, la parte que no la haya solicitado podrá pedir a su costa que se agreguen piezas complementarias, dentro del término de ejecutoria del auto que la ordene. El juez negará la agregación de piezas notoriamente inconducentes y decretará de oficio las que estime necesarias para evitar abusos con actuaciones incompletas.
2. Si la copia pedida es de una sentencia o de otra providencia ejecutoriada que ponga fin al proceso, apruebe liquidación de costas, fije honorarios o imponga condenas, se ordenará de oficio agregar las piezas que acrediten su cumplimiento, si lo hubiere.
Solamente la primera copia prestará mérito ejecutivo; el secretario hará constar en ella y en el expediente que se trata de dicha copia. Si la providencia contiene condenas a favor de diversas personas, a cada una de ellas se le entregará su respectiva copia.
En caso de pérdida o destrucción de la mencionada copia, podrá la parte solicitar al juez la expedición de otra sustitutiva de aquélla, mediante escrito en el cual, bajo juramento que se considerará prestado con su presentación, manifieste el hecho y que la obligación no se ha extinguido o sólo se extinguió en la parte que se indique. Además manifestará que si la copia perdida aparece, se obliga a no usarla y a entregarla al juez que la expidió, para que éste la agregue al expediente con nota de su invalidación.
3. También se ordenará la expedición de las copias que solicite una autoridad en ejercicio de sus funciones; en este caso, las partes no podrán pedir la agregación de nuevas piezas.
4. La expedición de copias de la totalidad de un proceso terminado, en el cual no esté pendiente ningún trámite previsto por la ley, se ordenará mediante auto de cúmplase.
5. A petición verbal de cualquier persona, el secretario expedirá copias no autenticadas del expediente o de parte de éste, en trámite o archivado sin necesidad de auto que las autorice. Tales copia no tendrán valor probatorio de ninguna clase.
6. Las copias podrán expedirse mediante transcripción o reproducción mecánica.
7. Las copias auténticas requerirán auto que las ordene y la firma del secretario.
Art. 116.- Certificaciones. Los jueces pueden expedir certificaciones sobre la existencia de procesos, la ejecutoria de resoluciones judiciales, y sobre hechos ocurridos en su presencia y en ejercicio de sus funciones de que no haya constancia escrita; también en los demás casos autorizados por la ley.
Art. 117.- Desgloses. Los documentos públicos o privados podrán desglosarse de los expedientes y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluida la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha, todo con sujeción a las siguientes reglas:
1. En los procesos de ejecución, sólo podrán desglosarse los documentos aducidos por los acreedores como títulos de sus créditos:
a) Cuando contengan crédito distinto del que se cobra en el proceso, para lo cual el juez hará constar en cada documento qué crédito es el allí exigido;
b) Cuando en ellos aparezcan hipotecas o prendas que garanticen otras obligaciones;
c) Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento si la obligación se ha extinguido en todo o en parte, y
d) Cuando lo solicite un juez penal, en procesos sobre falsedad material del documento.
2. En los demás procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el juez dejará testimonio al pie o al margen del mismo, si ella se ha extinguido en todo o en parte, por qué modo o por quién.
3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento sólo podrá desglosarse a petición de él, a quien se entregará con constancia de la cancelación.
4. En el respectivo lugar del expediente se dejará, en transcripción o reproducción, copia del documento desglosado, y al pie o margen de ella el secretario anotará el proceso a que corresponde.
5. Cuando la copia que haya de dejarse sea de planos u otros gráficos, se practicará su reproducción mecánica, pero si ella no fuese posible, el secretario deberá asesorarse de un experto, que haga la transcripción manual y la autorice con su firma.
6. Los desgloses en los procesos terminados se ordenarán mediante auto de "cúmplase", a menos que se trate de documentos en que se hagan constar obligaciones.
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